Come si effettua una nota di spesa in versione digitale

Una delle notizie di maggior rilievo inerente al tema dei pagamenti effettuati in modalità digitale, riguarda l’accordo effettuato da CheBanca! con Nexi. Si tratta infatti di quella che viene definita tecnicamente come una joint venture, che consentirà di ampliare la gamma di carte di pagamento a disposizione della propria clientela. Un modello che sta diventando sempre più attuale, durante l’era dello smart working, visto che gli strumenti utilizzati oggi giorno sono perlopiù di tipo digitale. Un aspetto che torna quindi utile quando si parla della gestione di spese e di sistemi di pagamento. Le aziende oggi devono quindi rimanere competitive. In un panorama dove si lavora più da remoto e le trasferte sono gestite in maniera differente, in termini di note spesa, è importante quindi ridurre i costi e i tempi per processare le note spesa. Proprio per questo motivo oggi stanno venendo fuori nuove realtà che si occupano di rendere digitali tutte queste voci che fino a qualche anno fa veniva realizzate a mano, con un esubero di produzione cartacea, aspetto che oltre ai costi rallenta e ingolfa un sistema produttivo, impiegando personale per un’azienda che dovrà occuparsi di processare tali pratiche.

La tecnologia digitale aiuta le aziende a gestire le note di spesa con N2F

Oggi invece grazie alla tecnologia mobile e digitale tutto questo viene effettuato direttamente attraverso dispositivi mobili e software che possono essere scaricati direttamente da Google Play e dallo Store Apple, per chi utilizza dispositivi con sistema operativo iOS. Stiamo assistendo quindi a un cambio generazionale dove il processo di digitalizzazione renderà la gestione di materiale come le note spesa molto più semplice da gestire. Nel 2021 è normale dare per scontato che chi faccia un determinato lavoro o abbia un’attività abbia acquisito una certa dimestichezza con i sistemi digitali. Nel caso delle note spesa però si tratta di un procedimento molto semplice e che può essere effettuato anche da persone che non hanno molta confidenza o simpatia con la tecnologia digitale. Tuttavia l’utilizzo di un software creato per la produzione di una nota spese sia molto semplice e duttile, visto che è tutto collegato al concetto fotografico di riconoscimento tramite app. Come spiegato le app possono essere gestite da device di tipo mobile come gli smartphone e i tablet.

La compilazione della nota di spese digitale con N2F

Tutto diventa semplice nel momento in cui iniziamo ad avere confidenza con il nostro dispositivo mobile e con l’app di N2F che andremo a utilizzare per documentare la nota di spesa. Bisogna immettere i dati in tempo reale attraverso una app in grado di catturare le immagini e le foto e di processarle. Si tratta dello stesso sistema che abbiamo sempre adottato in modalità cartacea, senza produrre nemmeno un singolo scontrino di tipo fisico. La procedura è semplice e comoda, visto che può funzionare anche da remoto senza connessione internet, la quale naturalmente vi servirà in un secondo momento per l’invio e la ricezione di questi dati. È stato calcolato che per il lavoratore che compie attività fuori dalla sede aziendale e che necessità della compilazione di note spese, servono 3-4 ore al mese per gestire la pratica.

In Italia vengono sprecati milioni di euro

Il controllo sulle spese passa quindi attraverso il filtro della tecnologia digitale e una app per la gestione delle note di spesa digitale, è l’esempio di come possa essere ridotto il tempo di gestione e la possibilità di commettere errore mentre si realizza una nota spesa in modo tradizionale, cioè a mano. Un punto su cui le aziende stanno cambiando volto e si stanno uniformando a un sistema più tecnologico di impostazione europea.