4 modi per proteggere un documento aziendale

Come proteggere i documenti aziendali? Quali sono i metodi più efficaci? La protezione dei documenti aziendali è fondamentale, in quanto una loro perdita o manomissione potrebbe causare ritardi nella produttività o anche danni di tipo economico. Ecco perché è importante tenerli al sicuro. In questo articolo ti offriamo 4 consigli per proteggere un documento aziendale dai malintenzionati o da contrattempi di tipo informatico.

Digitalizzazione dei documenti aziendali

La digitalizzazione, e quindi la dematerializzazione, dei documenti aziendali offre moltissimi vantaggi:

  • innanzitutto, si risparmia spazio in quanto non serve tenere molti documenti cartacei in sede
  • i documenti non sono soggetti a deterioramento
  • la digitalizzazione rende più facile l’individuazione dei documenti aziendali necessari
  • essi, in formato file digitale, sono più semplici da rintracciare e condividere
  • è possibile proteggerli in cartelle nascoste, attraverso password e crittografia o trattenere delle versioni precedenti all’ultima modificata.

Puoi quindi scannerizzare e registrare i tuoi documenti aziendali su computer, per poi convertirli in PDF con uno strumento come Soda PDF online. Scopri tutte le sue funzioni, come le conversioni da PDF a Word, la divisione di PDF o la loro compressione.

Proteggi i documenti con una password

Un modo semplicissimo per proteggere i documenti digitali è quello di richiedere una password quando un utente cerca di aprirlo. Se stai usando Word, basta cliccare su File, Informazioni e Proteggi documento. Qui avrai una serie di opzioni per tenere al sicuro il contenuto, come quella di impostare una password al momento dell’apertura del documento.

Anche altri lettori PDF consentono di accedere a questa opzione, con una procedura simile: di solito basta cliccare su File, Impostazioni e Inserisci Password. Su Soda PDF, al momento della modifica, ti basta cliccare su Secure e poi impostare una Password.

Utilizza degli archivi digitali

Per tenere al sicuro i tuoi documenti aziendali digitalizzati, puoi decidere di salvarli su una chiavetta e di mantenere quest’ultima al sicuro in un luogo protetto, come in una cassaforte. Tuttavia, si tratta di un meccanismo un po’ complesso, nel caso in cui dovessi accedervi spesso. Ricorda, però, che si tratta di una soluzione che complica molto la vita agli hacker che provano ad accedere alle informazioni.

Ci sono poi software gratuiti che consentono di crittografare le chiavette USB e renderle così maggiormente sicure e protette da password. Se pensi che la chiavetta sia troppo macchinosa, scegli un servizio di Cloud Storage. Ne esistono moltissimi a pagamento che garantiscono il massimo della sicurezza, così come sono numerose le aziende IT che offrono degli spazi di archiviazione spaziosi e crittografati. Scegli con cura il servizio più in linea con la tua azienda.

Educa il tuo personale

Il primo motivo per cui molte aziende perdono i propri documenti o incorrono in incidenti informatici risiede nella scarsa conoscenza dei mezzi di comunicazione. Spesso i dipendenti delle aziende più sbadati cadono in trappole create apposta per rubare dati o informazioni importanti. Ecco perché dovresti formare al meglio il tuo personale in modo che non cada in errori che potrebbero comportare gravi danni alla tua azienda. Dalla digitalizzazione alla formazione dei dipendenti, questi sono i 4 consigli per proteggere un documento aziendali. Seguili e tieni al sicuro da subito le informazioni sulla tua impresa.