Come organizzare l’evento aziendale perfetto

Gli eventi sono un mezzo potentissimo nelle mani delle aziende. Il sito web è prezioso, su questo non ci piove. Gli eventi, però, sono uno strumento che permette di entrare in diretto contatto con i propri stakeholder e vanno organizzati senza lasciare nulla al caso.

Nelle prossime righe, vediamo qualche consiglio utile al proposito.

Studia bene il target

Il primo segreto per organizzare un evento aziendale vincente consiste nello studiare bene il target. Attenzione: non stiamo parlando semplicemente, se così si può dire, del fatto di individuare la tipologia di persona a cui rivolgersi partendo dal punto di vista aziendale (cliente, potenziale tale, fornitore etc.).

Bisogna andare maggiormente in profondità e capire cosa ama mangiare il proprio partecipante ideale, in che tipo di spazio ama passare il tempo – una location con ampie aree outdoor e interni d’epoca piuttosto che un edificio contemporaneo – quali sono le emozioni che desidera provare nel momento in cui investe parte del proprio tempo per un evento.

Valuta diversi preventivi

Regola d’oro per gli eventi aziendali, ma anche per quelli privati (battesimi, matrimoni etc.): vanno sempre valutati diversi preventivi.

Il prezzo, pur essendo importante, non è l’unica voce in gioco. Ci sono pure aspetti come l’attenzione alla sostenibilità, la vicinanza, l’utilizzo di un determinato tipo di materie prime: comparando le proposte di più aziende, è possibile farsi un’idea della migliore per le proprie esigenze.

Scegli un dono da lasciare ai partecipanti

Nella fase di preparazione di un evento, è opportuno studiare anche un altro aspetto cruciale: il gadget da lasciare ai partecipanti. Si tratta di un dettaglio che, apparentemente, può apparire banale, ma che in realtà non lo è affatto. Parliamo, infatti, di uno strumento che permette di centrare molti degli obiettivi dell’evento, tra cui l’ottimizzazione della brand awareness.

A seconda delle esigenze pratiche del proprio target, che vanno studiate, come già detto, a monte del processo, si può puntare su una penna, piuttosto che su una qualità del capo l’aggiunta di patch ricamate come quelle proposte dal sito https://www.easypatch.it/ punto di riferimento molto apprezzato quando si parla di customizzazione di capi per eventi aziendali, associazioni, squadre sportive, forze dell’ordine.

Considera tutte le esigenze alimentari

Come accennato nelle righe precedenti, in fase di progettazione di un evento la scelta del catering non deve basarsi unicamente sul prezzo. Necessario, infatti, è considerare pure la capacità che la singola realtà ha di venire incontro a esigenze specifiche, come per esempio quelle di intolleranti, vegani e/o vegetariani, persone che devono seguire regole alimentari legate alla loro religione.

Punta sulla qualità della comunicazione

La comunicazione di un evento aziendale è un aspetto che non può essere lasciato al totale caso.

Dedica un team interno alla sua gestione. Se nessuna risorsa in azienda è formata in maniera specifica, ricorri alla professionalità di un consulente per appaltare il lavoro o per fare un corso.

Tra gli step imprescindibili da considerare rientrano senza dubbio l’ideazione dell’hashtag dedicato, ma anche la cura delle dirette Instagram e dei copy dei post, che devono riassumere in maniera efficace momenti densi di contenuto.

Oltre che di comunicazione, è necessario parlare pure di marketing. Un esempio? Se è prevista una nuova edizione, è bene mettere a punto una strategia per invogliare le persone a partecipare.

Tra sconti, storytelling e anticipazioni, bisogna “giocare” tra newsletter e social, trovando il giusto equilibrio.

Raccogli il punto di vista dei partecipanti

Un evento ben organizzato è quello che si conclude con l’invio di un questionario per la raccolta delle opinioni e del punto di vista dei visitatori. Attenzione: a chi accetta di partecipare rispondendo alle domande, è necessario riconoscere un omaggio. Si può optare, per esempio, per uno sconto per i servizi e/o prodotti dell’azienda o per il biglietto della successiva edizione.